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              大規模辦公家具采購流程

              時間: 2021-10-13 來源:大連華盛至美-集大連辦公家具玻璃隔斷辦公隔斷的辦公家具廠公司

                1、辦公家具采購招標的一般程序:辦公家具采購招標也同其他設備和工程項目招標一樣有許多共同點。但由于辦公家具的特殊性,又有許多不同點,如果照搬其他招標程序,不可能很好的完成招標人要求,實現提高經濟效益,保證項目質量的目的,所以我們針對辦公家具采購,招標特點制定辦公家具采購招標程序:   

               1.1招標人根據自身的條件(公眾形象、市場定位、經濟能力、人員數量)定位好需要采購家具的檔次,對相應廠家上門考察,明確初步要求(品種、數量、質量);   

               1.2招標人根據現有的自然條件(房間大小、裝修風格、部門性質、使用人的地位)作出平面布置設計、規格尺寸、款式設計。實現這一目標有兩種途徑:   

               1.2.1聘請專業公司設計出圖或請招標代理公司協助。    

              1.2.2請投標人現場踏勘后,進行免費設計,在設計方案中選擇出適合款式產品編制招標文件。  

               

               1.3根據招標人的設計要求及使用條件,編制招標文件報有關部門會簽,會簽后組建評標小組(一般選擇單數5人為宜),然后發出招標公告(公開或邀請招標)建議選用邀請競爭性談判方式招標,因為邀請競爭性談判可以充分發揮競爭和選擇機制,(可以邀請同檔次的家具生產企業展開公平競爭,如果不選擇同檔次的企業進行對比的話會導致價格失衡而造成不公現狀),而公開招標容易導致商家鉆政策漏洞而無法選擇合適產品,邀請競爭性談判既可以給投標人公平競爭的機會,又能保證招標人能夠采購到性價比最優的辦公家具。    

              1.4投標人取得招標文件后,邀請投標人進行使用現場踏勘,向所有投標人進一步明確招標文件中提供的房間圖紙、裝修風格、使用人地位和喜好,允許投標人作出家具平面布置、規格尺寸、品種款式建議方案,發揮各個投標人的主觀能動性,完善招標人要求(實現1.2.2中的請投標人進行免費設計);

                 

               1.5開標、評標  評標委員會根據招標文件中已公布的評標辦法、評分標準進行嚴格的評審,對不響應招標文件要求的投標人取消評審資格。根據評審結果排名順序,評標委員會推薦預中標人,每一包二名預中標人為宜,通知預中標人在規定的時間內制作樣品和實物擺樣,避免大范圍投標人參與制造樣品使投標人投標費用增加,造成不好影響。為了達到實物擺樣的效果,應當給予預中標人充足的樣品制作時間。在預中標企業樣品制作過程中,招標人可以對企業進行工廠考察,進一步了解企業實力、制作工藝水平、原材料使用情況,為下一步樣品評審做準備。   

               1.6實物擺樣和樣品的評審  組成專家和使用人共同參與的評審組,專家在質量、規格、理化指標、材料環保等技術上把關,使用人在款式、顏色上選擇,二者的有機結合確定合格的樣品,產生最終的中標人。同時對中標人的樣品做封樣處理,招標人將以封樣作為批量交貨驗收的質量、規格、款式、顏色的標準,來保障投標和驗收的結果相一致。

                 

               1.7根據招標文件中的合同文本簽定供貨安裝合同,合同的組成和解釋順序為:供貨安裝合同、封樣的樣品、中標通知書、投標文件及答疑文件、承諾書、國家標準和規范、技術說明、投標提供的圖紙、投標報價總價和單價,以上這些必須是合同的重要組成部分,減少合同文本中產生歧義,保證批量供貨和樣品相符,保障合同的利執行。   

               1.8辦公家具的批量到貨的驗收,首先要嚴格執行合同文本,對于辦公家具的質量發生的疑問要求中標人解釋,對辦公家具質量和材料發生較大分歧時,可以提請質量監督檢測部門進行相關理化檢驗,對待因檢測發生的費用應本著誰過錯誰負擔的原則。若供貨符合封樣和國家標準和合同要求,招標人在辦公家具在指定地點安裝完畢后按合同規定付款。   

               1.9辦公家具驗收合格交付使用后,招標人最好和中標人根據招標文件、投標文件及承諾簽定售后服務協議書,用文字方式明確雙方的權利義務,保證辦公家具的正常使用。   

               2. 辦公家具采購招標和其他設備招標的不同點   

               2.1今天辦公家具是辦公環境裝飾裝潢的一部分,在美化辦公環境中起到很重要的作用;不單單是簡單的使用功能,而是要保障使用人能舒適的正常使用,與周圍環境相協調,賞心悅目,起到裝飾裝潢功能,所以不能像其他設備采購招標一樣給出主要技術參數就可以采購到滿意的設備。一定要根據使用環境、使用人的社會地位、使用習慣提出比較細致的相應要求供投標人參考,以免造成投標人單憑主觀想象和引導招標人購買高價辦公家具取得更多利潤,提供五花八門的各類樣品供招標人選擇,造成招標人無從下手,最后讓投標人牽著鼻子走。    

              2.2辦公家具同時體現一個單位或公司的市場定位,是國家機關、科研團體、新興產業、文娛行業。如IT業、新興產業年輕人多,公司飛速發展,充滿朝氣,多會使用一些色彩明快,比較前衛的家具;一般大開間辦公,為了便于同事間溝通并給每一個人提供相對私密的空間,多會使用屏風式辦公位或異型辦公桌。但是國家機關會強調級別,環境莊重、嚴肅,會主要使用一些顏色較深、簡潔大方的辦公家具。所以要根據不同的使用對象提出具體要求,如規格尺寸、款式、顏色,總之要根據使用對象的不同有針對性的具體要求,首先要作到招標人自己心中有數,利于招標評標和決標,真正優選出招標人滿意的辦公家具。  

               

               2.3大多數人或多或少都有過采購家具的經驗,認為家具是一個非常簡單的設備,只要能用就行了,存在一些誤區。恰恰因為比其他設備簡單,幾乎所有人都有購買家具的經驗,辦公家具使用對象又是主辦人的同事,反而使得辦公家具采購招標比其他設備招標復雜許多倍。    今天各行各業都在講“以人為本”,辦公家具就是每一個人每天使用的對象,時時與人相伴,人們常說“眾口難調”,如何讓大多數同事滿意對招標采購人來說是非常困難的事,所以辦公家具采購一定要走“集思廣益,民主集中‘的原則。辦公家具采購招標第一要保證家具質量,結實耐用;符合環保要求美化使用環境;規格尺寸一定要符合中國人的身體條件,使用人感到舒適,同時才能保證使用壽命。其次才是款式、顏色。這樣才能保證使用人在一個愉悅的環境中舒適的辦公,提高工作效率,體現“以人為本”。

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